Αν ανήκετε κι εσείς σε αυτούς που τσεκάρουν τα email της δουλειάς τους ακόμη και τις ημέρες της αργίας, ίσως ζηλεύετε τους μακάριους εργαζομένους της γερμανικής αυτοκινητοβιομηχανίας Daimler. Στην άδειά τους, οι εργαζόμενοι αυτοί ενεργοποιούν τη «ρύθμιση διακοπών» στο εταιρικό email τους. Ετσι, όποιος τους στείλει μήνυμα, λαμβάνει μια αυτόματη απάντηση που γράφει ότι ο εργαζόμενος απουσιάζει και δίνει τα στοιχεία του αντικαταστάτη του. Εν συνεχεία –ω του θαύματος!– το μήνυμα διαγράφεται, ελαφραίνοντας έτσι τον φάκελο των εισερχόμενων μηνυμάτων που θα πρέπει να ανοίξει ο εργαζόμενος στην επιστροφή του. «Το κάνουμε για να αφήσουμε τον κόσμο να ξεκουραστεί», είπε εκπρόσωπος της εταιρείας στο περιοδικό TIME. «Μετά γυρίζουν στη δουλειά πιο κεφάτοι».
Εταιρείες όπως η Volkswagen και η Deutsche Telekom έχουν υιοθετήσει πολιτικές για τον περιορισμό των μηνυμάτων που λαμβάνουν κάποιοι υπάλληλοι τα βράδια και τα Σαββατοκύριακα. Αν αυτό συμβαίνει σε μια χώρα που έχει πάθος με την ακρίβεια και υψηλή παραγωγικότητα όπως η Γερμανία, μήπως το ίδιο θα έπρεπε να συμβεί και αλλού;
Σύμφωνα με υπολογισμούς του McKinsey Global Institute, οι εργαζόμενοι σε δουλειές γραφείου περνούν το 28% του χρόνου τους διαβάζοντας και απαντώντας σε email, ενώ ελέγχουν τα μηνύματά τους κατά μέσον όρο 74 φορές την ημέρα. Πολλές από αυτές τις φορές βρίσκονται στο σπίτι τους. Ερευνα μεταξύ εργαζομένων γραφείου που διαθέτουν smartphones έδειξε ότι οι περισσότεροι ήταν δεμένοι με ομφάλιο λώρο με το κινητό τους επί 13,5 ώρες την ημέρα, έως αργά το βράδυ. Οι εργαζόμενοι δεν κάνουν διάλειμμα ούτε στο δείπνο, στη διάρκεια του οποίου, όπως δείχνουν άλλες μελέτες, το 38% τσεκάρει τα μηνύματά του σε συνεχή βάση, ρίχνοντας ματιές στο κινητό κάτω από το τραπέζι. Η αγωνία πολλών εργαζομένων είναι ότι οι συνεργάτες ή προϊστάμενοι προσδοκούν άμεση απάντηση, ανεξαρτήτως ώρας.
O κανόνας «7 με 7»
Είναι λοιπόν ευγενής στόχος, τόσο για λόγους ανθρώπινης αξιοπρέπειας όσο και για λόγους δικαιοσύνης στον χώρο εργασίας, να μειωθεί ο όγκος των μηνυμάτων που στέλνονται μετά τις εργάσιμες ώρες. Είναι επίσης κάτι που δεν πρόκειται να γκρεμίσει τον ουρανό στο κεφάλι των εταιρειών.
Οι λίγες εταιρείες των ΗΠΑ και του Καναδά που μιμήθηκαν την Daimler είπαν ότι είναι εύκολα διαχειρίσιμο. H εταιρεία δημοσίων σχέσεων Edelman στο Τορόντο καθιέρωσε τον κανόνα «7 με 7». Οι υπάλληλοι δεν πρέπει να στέλνουν email πριν από τις 7 το πρωί και μετά τις 7 το βράδυ. Μπορούν να τσεκάρουν τα εισερχόμενα, αλλά να μη στέλνουν μηνύματα στους συνεργάτες τους.
Η εταιρεία Book Riot, που έχει υπαλλήλους σε διαφορετικά μέρη του κόσμου, τους ζητάει να στέλνουν email όποτε μπορούν, αλλά να μην περιμένουν απάντηση μέχρι να ξεκινήσει το ωράριο εργασίας αυτού στον οποίο απευθύνονται. Οταν οι αγχωμένοι σύμβουλοι της Boston Consulting Group προσπάθησαν να οργανώσουν «ζώνες προβλεπόμενης ξεκούρασης», περιορίζοντας τα μηνύματα που αντάλλασσαν εκτός ωραρίου, οι συνολικές ώρες εργασίας τους μειώθηκαν κατά 11%, ενώ ο όγκος δουλειάς που έφερναν σε πέρας έμεινε ίδιος.
Η έρευνα της Τζένιφερ Ντιλ στο Κέντρο Δημιουργικής Διεύθυνσης αποκαλύπτει γιατί η μείωση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων αυξάνει την παραγωγικότητα. Αυτό συμβαίνει γιατί τα ατελείωτα email συχνά υποκρύπτουν άθλιο μάνατζμεντ. Οταν οι υπάλληλοι ρωτούν κάθε λεπτομέρεια μέσω email σημαίνει πως φοβούνται πάρα πολύ μήπως βρεθούν σε δύσκολη θέση ή χάσουν τη δουλειά τους αν στραβοπατήσουν.
Δεν είναι βέβαια όλα τα βραδινά email κατακριτέα. Οπως έδειξε η έρευνα της Ντιλ, οι εργαζόμενοι δεν θέλουν να υποχρεούνται να απαντήσουν στη 1 το πρωί, αλλά τους αρέσει να έχουν τη δυνατότητα να μεταφέρουν κάποιες δουλειές από το γραφείο στο σπίτι. Επίσης δεν διαμαρτύρονται αν χρειαστεί να είναι διαθέσιμοι σε περίπτωση πραγματικής εργασιακής κρίσης.
Για να αλλάξει η νοοτροπία των επιχειρήσεων, ίσως το παράδειγμα πρέπει να προέλθει από πάνω. Αν ο προϊστάμενος στέλνει συχνά email στις 11 το βράδυ, τότε το μήνυμά του είναι ότι στην εταιρεία δουλεύουμε ώς τα μεσάνυχτα. Ισως όμως αξίζει να επανέλθουμε στο σύνθημα που κινητοποίησε τους εργαζομένους εδώ και παραπάνω από έναν αιώνα: «Οκτώ ώρες δουλειά, οκτώ ώρες ύπνος, οκτώ ώρες ελεύθερος χρόνος».