ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ

Επανασχεδιασμός του χώρου εργασίας

epanaschediasmos-toy-choroy-ergasias-561176998

Καθώς η τηλεργασία αποτελεί πλέον πραγματικότητα σήμερα για τουλάχιστον το 50% των εργαζομένων στον δημόσιο και ιδιωτικό τομέα και ιδιαιτέρως στον κλάδο παροχής υπηρεσιών, οι εργαζόμενοι προσπαθούν να βρουν την ισορροπία μεταξύ του εργασιακού χρόνου απασχόλησης και του διαθέσιμου ελεύθερου χρόνου, ενώ οι επιχειρήσεις χρειάζεται να σχεδιάσουν την επόμενη μέρα για τους χώρους γραφείων.

Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της πανευρωπαϊκής μελέτης Emerging Trends in Real Estate Europe 2021, που εκπονήθηκε από κοινού από την PwC και το Urban Land Institute σε 25 ευρωπαϊκές χώρες, περισσότερο από το 91% των ερωτηθέντων θεωρεί ότι η τηλεργασία αποτελεί τάση που θα παραμείνει και μετά την πανδημία, ενώ το 76% πιστεύει ότι θα ενισχύσει την ανάγκη για νέους τρόπους λειτουργίας των επιχειρήσεων. Παρόμοια αποτελέσματα έδειξε έρευνα της PwC στις ΗΠΑ, όπου 83% των εργαζομένων δήλωσαν ότι θα επιθυμούσαν να έχουν τη δυνατότητα τηλεργασίας τουλάχιστον μία ημέρα την εβδομάδα, ακόμα και μετά την πανδημία, ενώ 55% των επιχειρήσεων δήλωσαν ότι αναμένεται να υιοθετήσουν ευέλικτα ωράρια εργασίας.

Μολονότι όμως τα ευέλικτα ωράρια εργασίας αποτελούν ελκυστική επιλογή για τους περισσότερους εργαζομένους ωθώντας την αποδοτικότητα, εξίσου ελκυστική παραμένει η ύπαρξη του εργασιακού χώρου. Ερευνα της PwC στις ΗΠΑ κατέδειξε ότι η ύπαρξη σταθερού επαγγελματικού χώρου εργασίας είναι σημαντική για τουλάχιστον το 90% των ερωτηθέντων. Ο φυσικός χώρος εργασίας παραμένει σημείο αναφοράς και ευνοεί τόσο την πραγματοποίηση συναντήσεων όσο και τη συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων. Ενισχύει επίσης την ομαδικότητα και την κοινωνική συνοχή.
Πώς διαμορφώνεται λοιπόν η επόμενη μέρα για τον εργασιακό χώρο; Είναι αναπόφευκτη η μείωση της επιφάνειας των γραφείων, καθώς η προσδοκία των εργαζομένων για ευέλικτα ωράρια αναιρεί τη χρησιμότητα των κλειστών γραφείων και μειώνει τον αριθμό των σταθερών θέσεων εργασίας; Στο αντίποδα αυτής της άποψης, υπάρχει η ανάγκη για διατήρηση ή και περαιτέρω ανάπτυξη των υφιστάμενων χώρων με ενδεχόμενο επανασχεδιασμό, ώστε να αυξηθούν οι κοινόχρηστοι χώροι, δεδομένου ότι η ομαδικότητα και η συνεργασία έχει αποδειχθεί ότι ενισχύουν την παραγωγικότητα.

Την τελική λύση στον επανασχεδιασμό του εργασιακού χώρου θα δώσουν παράγοντες όπως η φύση της εργασίας (καθημερινή ενασχόληση με φυσικό αρχείο, υποστήριξη συστημάτων πληροφορικής, παραλαβή παραστατικών, υποστήριξη πελατών, επεξεργασία αναφορών κ.λπ.), η αναγκαιότητα συνεργασίας μεταξύ επιμέρους οργανωτικών μονάδων εντός της ίδιας επιχείρησης, αλλά και με τρίτους, ο βαθμός ανάπτυξης των πληροφοριακών συστημάτων ώστε όχι μόνο να διευκολύνει αλλά και να διασφαλίζει την απομακρυσμένη πρόσβαση, η ανάγκη προσωπικής επικοινωνίας με πελάτες, η περιοδικότητα αυτής αλλά και οι προτιμήσεις των εργαζομένων όπως έχουν πλέον προσαρμοστεί στη νέα εργασιακή πραγματικότητα.

Ισως λοιπόν η πανδημία να είναι τελικά μια ευκαιρία μετασχηματισμού του εργασιακού μοντέλου με γνώμονα την ευελιξία, την προσαρμοστικότητα, τη μείωση του λειτουργικού κόστους και την παροχή μιας νέας εμπειρίας σε εργαζομένους και πελάτες. Σε επίπεδο εργασιακών χώρων, αυτό σημαίνει επαναξιολόγηση του βασικού κόστους λειτουργίας και διαχείρισης των εγκαταστάσεων, αναδιαμόρφωση και χωροταξικό σχεδιασμό των γραφείων και των αποκλειστικών χώρων εργασίας. Σε επίπεδο τεχνολογίας, θα πρέπει να αξιολογηθεί η ενεργοποίηση μόνιμων απομακρυσμένων θέσεων εργασίας με καθιέρωση ισχυρών πρωτοκόλλων ασφαλείας και η προτεραιοποίηση επενδύσεων σε εργαλεία και υποδομές που θα διευκολύνουν την τηλεργασία. Παράλληλα, θα πρέπει να αξιολογηθεί η απόδοση της τηλεργασίας στην τρέχουσα περίοδο αναφορικά με την παραγωγικότητα και την αφοσίωση των εργαζομένων, και η αναγκαιότητα των διαπροσωπικών σχέσεων για την αποτελεσματική συνεργασία και ενίσχυση της απόδοσης στον εργασιακό χώρο.
Είναι γεγονός ότι η ενίσχυση της τηλεργασίας κατά 10%-30% μπορεί να οδηγήσει μέχρι και 5 φορές σε μεγαλύτερη εξοικονόμηση κόστους λόγω μείωσης λειτουργικών δαπανών, ωστόσο μπορεί να ενισχύσει και την ανασφάλεια των εργαζομένων δημιουργώντας προβλήματα επικοινωνίας και συντονισμού, και εδώ βρίσκεται η πρόκληση του σωστού σχεδιασμού του εργασιακού χώρου.

* Η δρ Σοφία Αθανασοπούλου είναι Director Real Estate της PwC Greece.