Με στόχο την ενίσχυση της διαφάνειας αλλά και την επίσπευση των πληρωμών του Δημοσίου θα υποβάλλονται υποχρεωτικά ηλεκτρονικά όλα τα δικαιολογητικά από τους φορείς, όπως για παράδειγμα τα τιμολόγια, οι συμβάσεις καθώς και οι προσφορές.
Οπως τονίζεται σε σχετική ανακοίνωση που εξέδωσε το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους, η διαδικασία εκκαθάρισης και πληρωμής των δαπανών των περισσότερων φορέων του Δημοσίου θα πραγματοποιείται πλέον με e-δικαιολογητικά. Η Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης σε συνεργασία με το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους ανέπτυξε και έθεσε σε λειτουργία τη νέα εφαρμογή «Ηλεκτρονική διακίνηση δικαιολογητικών δαπανών» (ΗΔΔ).
Συγκεκριμένα, όλα τα δικαιολογητικά της δαπάνης αποστέλλονται σε ηλεκτρονική μορφή και σε ενιαίο φάκελο για κάθε δαπάνη ξεχωριστά. Δημιουργείται δηλαδή από την κάθε αρμόδια κεντρική ή περιφερειακή υπηρεσία ηλεκτρονικός φάκελος. Εκεί εισάγονται και αποθηκεύονται σε ηλεκτρονική μορφή όλα τα προβλεπόμενα δικαιολογητικά, τα οποία φέρουν ψηφιακή υπογραφή ή είναι ψηφιοποιημένα έγγραφα που υπογράφονται ψηφιακά από τον πιστοποιημένο υπάλληλο του συστήματος. Στη συνέχεια, ο φάκελος υποβάλλεται στην αρμόδια οικονομική υπηρεσία προς έλεγχο, εκκαθάριση και πληρωμή της συγκεκριμένης δαπάνης μέσω του ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος δημοσιονομικής πολιτικής. Με τη λειτουργία του συστήματος επιτυγχάνεται μια σειρά από οφέλη:
• Επισπεύδονται οι πληρωμές του Δημοσίου.
• Αυτοματοποιείται και αναδιοργανώνεται ο τρόπος εργασίας των υπαλλήλων των οικονομικών υπηρεσιών κατά τον έλεγχο, εκκαθάριση και πληρωμή των δαπανών.
• Ενισχύεται η διαφάνεια στη δημόσια διοίκηση, καθώς για κάθε δαπάνη τηρείται ηλεκτρονικός φάκελος με όλα τα προβλεπόμενα δικαιολογητικά.
• Παρέχεται άμεση διαβαθμισμένη πρόσβαση στα δικαιολογητικά των δαπανών σε πιστοποιημένους χρήστες του Ελεγκτικού Συνεδρίου για την άσκηση των αρμοδιοτήτων τους.
Σε ετήσια βάση αναμένεται να δημιουργηθούν περίπου 240.000 φάκελοι δαπανών κρατικού προϋπολογισμού, με κάθε φάκελο να περιέχει από 8 έως 14 έγγραφα ή συνδέσμους (links) σε άλλα πληροφορικά συστήματα (Διαύγεια, ΕΣΗΔΗΣ) όπου είναι αποθηκευμένα τα έγγραφα. Σημειώνεται ότι η σταδιακή εφαρμογή της «Ηλεκτρονικής διακίνησης δικαιολογητικών δαπανών» έχει ξεκινήσει από την 1η Ιανουαρίου του 2021 και έως τον Ιανουάριο του 2022 αναμένεται να καλύψει το σύνολο των φορέων της κεντρικής διοίκησης.