ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ

Τα στελέχη στην παγίδα της υπερπληροφόρησης

Γνωρίζουμε άραγε πόσο από τον παραγωγικό χρόνο μας χάνουμε μπροστά στον ηλεκτρονικό υπολογιστή μας; Καταρχήν εξαιτίας του υπερβολικού φόρτου χρήσιμων και άχρηστων πληροφοριών που κατακλύζουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μας και, δεύτερον, κατά την περιπλάνησή μας για την αναγκαία αναζήτηση και χρήση του «πολυτιμότερου αγαθού στην οικονομία της γνώσης» που είναι η πληροφορία.

Εστω και αν είναι πολλοί οι οργανισμοί που εφαρμόζουν τη χρήση κατάλληλων φίλτρων για τις ανεπιθύμητες και παρασιτικές ηλεκτρονικές «επισκέψεις» και -επιπλέον- έχουν θέσει στη διάθεση των στελεχών τους «εργαλεία» και τεχνικές που περιορίζουν τις άστοχες περιπλανήσεις τους στο λαβύρινθο των πληροφοριών, ωστόσο, οι σχετικές έρευνες μας υπενθυμίζουν ότι «οι εταιρείες πληρώνουν ακριβό τίμημα» όταν τα στελέχη τους εμπλέκονται στα πλοκάμια της υπερπληροφόρησης κατά τη διάρκεια της άσκησης των καθημερινών καθηκόντων τους.

Διατείνονται μάλιστα ότι η κάθε διακοπή που κάνει το στέλεχος για την άμεση ενημέρωσή του από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, στοιχίζει όχι μόνο σε χρόνο -υπολογίζεται σε 25 λεπτά της ώρας έως ότου επιστρέψει στη δουλειά που διέκοψε- αλλά έχει αρνητικές επιπτώσεις και στη διαδικασία λήψης αποφάσεων, στην καινοτομία και στην παραγωγικότητα. Τα συμπεράσματα σχετικών ερευνών συγκέντρωσε ο συνεργάτης του Harvard Business Publishing και συγγραφέας κ. Paul Hemp ο οποίος -ούτε λίγο ούτε πολύ- οριοθετεί την απαρχή του προβλήματος της υπερπληροφόρησης… στον Γουτεμβέργιο. Που με την εφεύρεσή του κατέστησε δυνατή την αναπαραγωγή της πληροφόρησης. «Αφότου όμως η πληροφόρηση έγινε ψηφιακή η αναπαραγωγή της όχι μόνο δεν έχει όρια, αλλά σχεδόν ούτε και κόστος».

Σύμφωνα με έρευνα της Intel σε 2.300 εργαζομένους προκύπτει ότι σχεδόν το ένα τρίτο των μηνυμάτων που λαμβάνουν είναι κατά τη κρίση τους άχρηστα. Υπολογίζεται μάλιστα ότι ο μέσος εργαζόμενος λαμβάνει περί τα 350 μηνύματα την εβδομάδα, ενώ το στέλεχος λαμβάνει ως 300 μηνύματα την ημέρα. Και, επειδή είναι πολλές οι εταιρείες που αρνούνται να παραδεχθούν το πρόβλημα, ενώ παράλληλα και οι ίδιοι οι εργαζόμενοι δεν αντιδρούν στις αρνητικές αυτές επιπτώσεις – δημιουργήθηκε ένα κονσόρτσιουμ ακαδημαϊκών και ανώτερων στελεχών -το Information Overload Research Group- προκείμενου να ασχοληθεί με το θέμα.

Από άλλη σχετική έρευνα της Microsoft προκύπτει ότι πέραν από το συγκεκριμένο χρόνο που χάνουν τα στελέχη για τον έλεγχο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η διακοπή αυτή τους παρασύρει να ασχοληθούν με άλλες εργασίες και εφαρμογές στον υπολογιστή τους που αποσπούν την προσοχή τους. Ωστόσο, «ακόμη και οι νεαροί εργαζόμενοι που χειρίζονται τις ηλεκτρονικές συσκευές με μεγάλη εμπειρία χρειάζονται περιόδους χωρίς διακοπή για να φέρνουν σε πέρας απερίσπαστοι τα καθήκοντά τους, όταν είναι ιδιαιτέρως απαιτητικά». Εστω και αν δεν είναι εύκολος ο υπολογισμός του κόστους από τις συνέπειες της υπερπληθώρας της πληροφορίας, ωστόσο, το χάσιμο χρόνου και η μείωση της αποδοτικότητας υπολογίζεται ότι, ετησίως, στοιχίζει στην αμερικανική οικονομία σχεδόν ένα δισεκατομμύριο δολάρια.

Τι μπορούν να κάνουν, όμως, οι εταιρείες για να αντιμετωπίσουν το φαινόμενο; Καταρχήν η έρευνα της Intel υποστηρίζει ότι απαιτείται όχι μόνο η βοήθεια της τεχνολογίας αλλά οπωσδήποτε και η αλλαγή της συλλογικής συμπεριφοράς – δηλαδή αλλαγή της κουλτούρας. Επιπλέον, οι εταιρείες θα πρέπει να καθιερώσουν οργανωσιακούς κανονισμούς για την ηλεκτρονική επικοινωνία, τους οποίους όμως πρώτα τα ανώτερα στελέχη θα πρέπει να εφαρμόζουν ώστε να αποτελούν το παράδειγμα και για τους άλλους. Επίσης, το Τμήμα Τεχνολογία της Πληροφορίας θα μπορούσε να εκδώσει κατευθυντήριες οδηγίες και να προτείνει τους προτιμητέους διαύλους επικοινωνίας.

Οσο για τις επιπτώσεις στους εργαζόμενους, οι ερευνητές υποστηρίζουν ότι επειδή δεν είναι δυνατόν να παράγουν και να αποστείλουν την πληροφορία με την ίδια ταχύτητα που την λαμβάνουν -κάτι που οι ίδιοι αλλά και οι άλλοι προσδοκούν από αυτούς- τους δημιουργείται στρες που κατεβάζει τα επίπεδα του ηθικού τους. Οι ψυχίατροι πιστεύουν μάλιστα ότι οι σύγχρονοι εργασιακοί χώροι ευνοούν το «χαρακτηριστικό της ελαττωματικής προσοχής». Ενώ, η «συνεχής μερική προσοχή» -όπως χαρακτηρίζεται η νοητική κατάσταση των σημερινών «εργατών της γνώσης»- χαρακτηρίζεται και ως «e-mail apnea». Δηλαδή η αθέλητη διακοπή του κανονικού ρυθμού της αναπνοής που μπορεί να συμβεί στον εργαζόμενο την ώρα που είναι απόλυτα συγκεντρωμένος στην ανάγνωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του.

Παραδέχονται, ωστόσο, ότι για την απαλλαγή από έναν εθισμό απαιτείται είτε η βοήθεια από μια ομάδα είτε η κατάλληλη τεχνολογία. «Σε τελευταία ανάλυση, όμως, ο ίδιος ο εργαζόμενος θα αναλάβει τον έλεγχο για το πρόβλημα της υπερπληροφόρησης. Που σημαίνει ότι πρέπει να διαφοροποιήσει τόσο τον τρόπο που σκέπτεται όσο και την συμπεριφορά του». Από την πλευρά τους οι εταιρείες αναγνωρίζουν όλο και περισσότερο ότι αποβαίνει προς όφελός τους το να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να διαχειρισθούν το πρόβλημα, παρέχοντάς τους τις νεότερες ηλεκτρονικές εφαρμογές αλλά και την ανάλογη εκπαίδευση.