Τι μπορούν να κάνουν οι εταιρείες για να αντιμετωπίσουν το φαινόμενο αλλά και το πολλαπλό κόστος της υπερπληροφόρησης; Η απάντηση που δίνουν οι έρευνες που διεξάγουν οι εταιρείες της πληροφορικής, δείχνουν ότι η βοήθεια της τεχνολογίας δεν είναι αρκετή αν δεν συνοδεύεται οπωσδήποτε και από την αλλαγή της συλλογικής συμπεριφοράς – δηλαδή την αλλαγή της κουλτούρας. Επιπλέον, προτείνεται στις εταιρείες να καθιερώσουν κανονισμούς για την ηλεκτρονική επικοινωνία, με δεδομένο ότι κατά την κρίση των στελεχών τους, υπολογίζεται ότι σχεδόν το ένα τρίτο των μηνυμάτων που λαμβάνουν, τους είναι άχρηστα.
Πρόβλημα
Οι εταιρείες στην πλειονότητά τους αρνούνται να παραδεχθούν το πρόβλημα, ενώ παράλληλα και οι ίδιοι οι εργαζόμενοι δεν αντιδρούν στις αρνητικές επιπτώσεις της υπεπληροφόρησης, οι οποίες για τους εργαζόμενους είναι δεδομένες. Εχει υπολογισθεί ότι συνολικά δύο ώρες από τον ημερήσιο εργάσιμο χρόνο τους τις σπαταλούν εξαιτίας των e-mails και ότι χρειάζονται περίπου 24 λεπτά για να επανέλθουν στην τρέχουσα εργασία που την είχαν διακόψει. Αναφέρεται μάλιστα και το διασκεδαστικό εύρημα ότι υπάρχει και ένα 15% θεοσεβών εργαζομένων που ελέγχουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους και την ώρα που… εκκλησιάζονται. Επιπλέον, ενδεικτικό της επωφελούς, δημιουργικής και αναπόδραστης αυτής ηλεκτρονικής «λύσσας» που μας έχει καταλάβει, είναι και το ότι το 85% των e-mails για την εργασία μας, ανοίγονται μέσα στα πρώτα δύο λεπτά της ώρας από την άφιξή τους.
Πολλοί οργανισμοί αναγνωρίζουν ότι «οι εταιρείες πληρώνουν ακριβό τίμημα» όταν τα στελέχη τους, κατά τη διάρκεια της άσκησης των καθημερινών καθηκόντων τους, εμπλέκονται στα πλοκάμια της υπερπληροφόρησης. Και για τον λόγο αυτό έχουν θέσει στη διάθεσή τους «εργαλεία» και τεχνικές που περιορίζουν τις άστοχες περιπλανήσεις τους στον λαβύρινθο των πληροφοριών. Από έρευνα της Microsoft έχει προκύψει ότι πέρα από τον συγκεκριμένο χρόνο που χάνουν τα στελέχη για τον έλεγχο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η διακοπή αυτή τους παρασύρει να ασχοληθούν με άλλες εργασίες και εφαρμογές στον υπολογιστή τους, οι οποίες αποσπούν την προσοχή τους.
Οι μελετητές διατείνονται ότι η κάθε διακοπή που κάνει το στέλεχος για την άμεση ενημέρωσή του από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στοιχίζει όχι μόνο σε χρόνο, που υπολογίζεται σε σχεδόν μισή ώρα, αλλά έχει αρνητικές επιπτώσεις και στη διαδικασία λήψης αποφάσεων, στην καινοτομία, πέραν της παραγωγικότητας. Παραδέχονται, ωστόσο, ότι για την απαλλαγή από έναν εθισμό απαιτείται είτε η βοήθεια από μια ομάδα είτε η κατάλληλη τεχνολογία. Σε τελευταία ανάλυση όμως, ο ίδιος ο εργαζόμενος μπορεί να αναλάβει τον έλεγχο για το πρόβλημα της υπερπληροφόρησης. Που σημαίνει, ότι πρέπει να διαφοροποιήσει τόσο τον τρόπο που σκέπτεται, όσο και τη συμπεριφορά του. Από την πλευρά τους, οι εταιρείες αναγνωρίζουν όλο και περισσότερο ότι αποβαίνει προς όφελός τους το να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να διαχειρισθούν το πρόβλημα, παρέχοντάς τους τις νεότερες ηλεκτρονικές εφαρμογές, αλλά και την ανάλογη εκπαίδευση.
Τα δεινά
Τα δεινά της υπερπληροφόρησης αφορούν περισσότερο τα διευθυντικά και τα ανώτερα στελέχη. Αυτούς δηλαδή που η συγκέντρωση της προσοχής τους είναι απολύτως αναγκαία και χρειάζονται αρκετό χρόνο χωρίς διακοπές, για να συνθέσουν πληροφορίες από διαφορετικές πηγές, να συνυπολογίσουν επιπτώσεις, να εφαρμόσουν αποφάσεις, να προβούν σε ανταλλαγές, προκειμένου να καταλήξουν στις σωστές αποφάσεις. Οι ερευνητές υποστηρίζουν ότι κάτι που δημιουργεί στρες και κατεβάζει τα επίπεδα του ηθικού είναι η αδυναμία να αποστέλλεται η πληροφορία με την ίδια ταχύτητα που λαμβάνεται – κάτι που προσδοκούν τόσο οι παραλήπτες όσο και οι αποστολείς. Υπάρχει επίσης η άποψη των ψυχιάτρων, ότι οι σύγχρονοι εργασιακοί χώροι ευνοούν το χαρακτηριστικό της ελλειμματικής προσοχής. Η αδιάκοπη «μερική προσοχή» -όπως αποδίδεται η νοητική κατάσταση των σημερινών εργατών της γνώσης- χαρακτηρίζεται ως «e-mail άπνοια».
Στις πρακτικές συμβουλές που δίνουν για τη μείωση του φόρτου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προέχει η ακύρωση της ένδειξης ότι υπάρχει καινούργιο μήνυμα, όπως και ο καθορισμός συγκεκριμένου χρόνου για τον έλεγχο του ταχυδρομείου. Ιδιαιτέρως υπογραμμίζεται η ευθύνη του αποστολέα.