Σήμερα το πρωί χρειάστηκα περίπου μία ώρα να ξεκαθαρίσω τα νέα μέιλ στο inbox μου: να διαβάσω, να απαντήσω, να κρατήσω σημειώσεις, να αρχειοθετήσω και να στείλω στον κάδο απορριμμάτων. Περίπου σαράντα νέα μέιλ είχαν κάνει την εμφάνισή τους από τα μεσάνυχτα της προηγουμένης, που έλεγξα τελευταία φορά, έως τις 10 το πρωί που άνοιξα τον υπολογιστή. Με δυο τρία που έμοιαζαν πιο επείγοντα ασχολήθηκα από το κινητό, πίνοντας τις πρώτες γουλιές πρωινού καφέ. Στο inbox παρ’ όλα αυτά φαίνεται ότι υπάρχουν ακόμη 838 αδιάβαστα και συνολικά 2.885 μέιλ. Θα μπορούσε να είναι καλύτερα ή και χειρότερα. Μια πρόχειρη έρευνα στο γραφείο αποκάλυψε συνάδελφο που έχει 2.728 αδιάβαστα και 12.920 μέιλ συνολικά, άλλον με 1.800 αδιάβαστα και 7.781 συνολικά, αλλά και τρεις συναδέλφους με κανένα αδιάβαστο μέιλ στο inbox τους – η μία από αυτές είχε συνολικά 21.486 μέιλ. Θα θεωρούσατε κάτι από όλα αυτά πρόβλημα; Πόσα αδιάβαστα μηνύματα έχετε εσείς στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο; Είναι η διαχείριση του inbox σας πηγή άγχους για εσάς; Σας στοιχειώνει το νούμερο πάνω στον μικρό ψηφιακό φάκελο; Μήπως τα μέιλ σάς κάνουν κακό στην υγεία;
Φέτος συμπληρώνονται πενήντα χρόνια από την αποστολή του πρώτου μέιλ από ένα δίκτυο σε άλλο, το 1971, από τον προγραμματιστή Ρέι Τόμλινσον, ο οποίος έμεινε στην ιστορία ως ο εφευρέτης του μέιλ. Εκείνο το πρώτο μέιλ ήταν φυσικά τεστ και ο Τόμλινσον το διέγραψε, οπότε δεν γνωρίζουμε τι ακριβώς έγραφε. Ο ίδιος έχει πει ότι ήταν απλώς μερικά τυχαία γράμματα στη σειρά, κάτι σαν QWERTYUIOP, και μάλιστα ήταν κάτι που αρχικά δεν θεωρήθηκε σημαντικό – ο Τόμλινσον είπε ότι το έκανε γιατί του φάνηκε ωραία ιδέα. Στον μισό αιώνα που μεσολάβησε από τότε, το μέιλ έγινε τόσο σημαντικό για την προσωπική και, κυρίως, επαγγελματική μας επικοινωνία, που είναι πλέον δύσκολο να φανταστούμε τη ζωή μας χωρίς αυτό. Υπολογίζεται ότι το 2020 στέλνονταν καθημερινά 306,4 δισ. μέιλ, αριθμός που εκτιμάται ότι θα φτάσει τα 376,5 δισ. έως το 2025 – το 2024 οι χρήστες μέιλ παγκοσμίως υπολογίζεται ότι θα φτάσουν τα 4,48 δισ. από 3,8 δισ. που ήταν το 2018. Παρότι όμως το μέιλ είναι η ραχοκοκαλιά της διαδικτυακής μας επικοινωνίας, παρότι αμέτρητος αριθμός από συνεννοήσεις, ενέργειες, πρότζεκτ κ.λπ. δεν θα ήταν δυνατόν να γίνουν χωρίς τη μεσολάβηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την τελευταία δεκαετία εκφράζονται προβληματισμοί, αλλά και αφορισμοί, για τη χρήση και τη διαχείρισή του.
Τα μέιλ μάς κάνουν δυστυχισμένους
Πριν από λίγες ημέρες κυκλοφόρησε στις Ηνωμένες Πολιτείες το βιβλίο του καθηγητή Επιστήμης των Υπολογιστών στο Πανεπιστήμιο του Τζόρτζταουν, Καλ Νιούπορτ, με τίτλο «Ένας κόσμος χωρίς μέιλ», στο οποίο επιχειρηματολογεί ότι «τα μέιλ μάς κάνουν δυστυχισμένους». Ο Νιούπορτ παραθέτει τα αποτελέσματα έρευνας του Πανεπιστημίου της Καλιφόρνια, στο πλαίσιο της οποίας οι ερευνητές μέτρησαν τον καρδιακό ρυθμό –και άρα το στρες– των συμμετεχόντων κατά τη χρήση των υπολογιστών για τον έλεγχο των μέιλ τους, καταλήγοντας στο συμπέρασμα ότι όσο περισσότερο χρόνο περνούσε ο καθένας στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του, τόσο υψηλότερο ήταν το επίπεδο του στρες του. «Υπάρχουν πολλοί τρόποι που τα μέιλ μάς κάνουν δυστυχισμένους», επισημαίνει ο Νιούπορτ. «Δημιουργούν για παράδειγμα έναν φαύλο κύκλο που αυξάνει τον όγκο δουλειάς μας, ενώ ταυτόχρονα εμποδίζουν, μέσω της συνεχούς απόσπασης της προσοχής μας, την ικανότητά μας να την ολοκληρώσουμε αποτελεσματικά. Επίσης, φαίνεται ότι είμαστε τελικά πολύ κακοί στο να επικοινωνούμε με ακρίβεια μέσω ενός αποκλειστικά γραπτού μέσου – όλες οι αποχρώσεις χάνονται, ιδιαίτερα ο σαρκασμός, το οποίο οδηγεί σε εκνευριστικές παρεξηγήσεις και μπερδεμένες επικοινωνίες». Εξηγεί επίσης ότι η εγγενής ανάγκη του ανθρώπου για επικοινωνία, που πια συμπεριλαμβάνει και την διαδικτυακή επικοινωνία, είναι τόσο θεμελιώδης, ώστε, όταν αυτή η επικοινωνία εμποδίζεται –στην περίπτωση που δεν ελέγχουμε ή δεν απαντάμε στα μέιλ μας–, αισθανόμαστε δυστυχείς, όπως θα νιώθαμε αν δεν μπορούσαμε να αλληλεπιδράσουμε διά ζώσης με άλλους ανθρώπους. Και καταλήγει ο Καλ Νιούπορτ: «Είμαστε δυστυχισμένοι, γιατί, προσπαθώντας να εργαστούμε πιο αποτελεσματικά, χρησιμοποιήσαμε κατά λάθος έναν απάνθρωπο τρόπο να συνεργαζόμαστε».
Σε άρθρο του δε πριν από μερικά χρόνια στο Harvard Business Review με τίτλο «Μια μετριοπαθής πρόταση: Εξοντώστε τα μέιλ» παραθέτει ποια είναι τα δύο μεγαλύτερα κακά που προκαλούν: «Πρώτον, αυτή η ασταμάτητη επικοινωνία κομματιάζει την προσοχή, αφήνοντας μόνο μικρές περιοχές στις οποίες μπορούμε να αποπειραθούμε να σκεφτούμε βαθιά, να εξασκήσουμε τις ικανότητές μας σε υψηλό επίπεδο ή αλλιώς να τα καταφέρουμε καλά στην κύρια δραστηριότητα της πνευματικής εργασίας: να αντλήσουμε γνώση από την πληροφορία. […] Το δεύτερο κακό είναι πιο προσωπικό. Όπως αναγνωρίζουν πια όσοι εκτελούν πνευματική εργασία, ο τρόπος ζωής που είναι συνδεδεμένος με το inbox […] είναι εξαντλητικός και στρεσογόνος. Τα ανθρώπινα όντα δεν είναι προγραμματισμένα να υπάρχουν σε μια διαρκή κατάσταση διάσπασης προσοχής και χρειαζόμαστε τη δυνατότητα να παίρνουμε απόσταση από την εργασία, ώστε να αναλογιζόμαστε και να φορτίζουμε τις μπαταρίες μας».
Το δικαίωμα στην αποσύνδεση
Ήδη μεταξύ των ειδικών χρησιμοποιείται ο όρος «τεχνο-στρες», που περιγράφει αυτή τη διαρκή σύνδεση με την εργασία, και στη σχετική συζήτηση επανέρχεται η ανάγκη να αναγνωριστεί το «δικαίωμα στην αποσύνδεση». Πριν από λίγα χρόνια ψηφίστηκε στη Γαλλία νόμος που αναγνωρίζει αυτό ακριβώς το δικαίωμα, παροτρύνοντας τους οργανισμούς να απελευθερώσουν το προσωπικό από την υποχρέωση να ελέγχει διαρκώς τα μέιλ του. Σχετική συζήτηση έγινε και στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο. Το πρόβλημα φαίνεται ότι έχει ενταθεί τον τελευταίο χρόνο, λόγω της επέκτασης εφαρμογής της τηλεργασίας ως συνέπεια των διαδοχικών λοκντάουν. «Η τηλεργασία έχει “θολώσει” τη διάκριση μεταξύ εργασίας και ιδιωτικής ζωής. Πολλοί άνθρωποι πρέπει να εργάζονται εκτός των κανονικών ωρών εργασίας τους, εις βάρος της ισορροπίας εργασίας και προσωπικής ζωής. Πρόσφατα στοιχεία έχουν δείξει ότι το 27% των ατόμων που εργάζονται από το σπίτι έχουν εργαστεί εκτός των ωρών εργασίας τους και άτομα που κάνουν τακτικά τηλεργασία έχουν δύο φορές περισσότερες πιθανότητες να εργαστούν παραπάνω από το μέγιστο ωράριο εργασίας που ορίζεται στην οδηγία για τον χρόνο εργασίας της ΕΕ», σημειώνει η ψυχολόγος Εύα Κοκκορού.
Ουσιαστικά λοιπόν δισεκατομμύρια άνθρωποι ανά τον πλανήτη αυτή τη στιγμή εργάζονται εν πολλοίς αδιάκοπα, ευρισκόμενοι σε μια γκρίζα περιοχή συνεχούς σύνδεσης με το inbox και την εργασιακή τους καθημερινότητα. «Η συνεχής σύνδεση με την εργασία έχει συνέπειες στην υγεία, καθώς, σύμφωνα με μελέτες, μειώνει τη συγκέντρωση, προκαλεί γνωστική και συναισθηματική υπερφόρτωση και μπορεί να οδηγήσει σε πονοκεφάλους, κόπωση, δυσκολία στον ύπνο, άγχος και εξάντληση. Δυστυχώς, πάνω από 300 εκατ. άνθρωποι παγκοσμίως υποφέρουν από κατάθλιψη και ψυχικές διαταραχές που σχετίζονται με την εργασία», επισημαίνει η κ. Κοκκορού. «Μια μελέτη του 2019 στην Ολλανδία διαπίστωσε ότι όσοι μπορούσαν να αποσυνδεθούν μετά τη δουλειά –σωματικά, συναισθηματικά και γνωστικά– είχαν βελτιωμένα επίπεδα ενέργειας, καλύτερο ύπνο, αυξημένη συγκέντρωση και πιο θετική διάθεση. Αυτά τα οφέλη όμως δεν προέκυπταν έπειτα από ένα διάλειμμα στην εργασία, αλλά με πραγματική αποσύνδεση σε μεγάλα χρονικά διαστήματα», τονίζει.
Σημαντικό ρόλο στην αποσύνδεση θα μπορούσε να διαδραματίσει η περιορισμένη χρήση/πρόσβαση σε μέιλ, απέδειξε έρευνα του Πανεπιστημίου της Βρετανικής Κολομβίας, που χώρισε τους συμμετέχοντες σε δύο ομάδες, δίνοντας στη μια απεριόριστη πρόσβαση σε μέιλ και στην άλλη τη δυνατότητα να ελέγχει το inbox τρεις φορές την ημέρα. Τα μέλη της δεύτερης ομάδας ανέφεραν σημαντικά μειωμένα επίπεδα άγχους σχετιζόμενου με την εργασία.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι που οι ειδικοί προκρίνουν για τον περιορισμό της χιονοστιβάδας μέιλ που κατακλύζουν το inbox. Να αφιερώνετε χρόνο σε συγκεκριμένα διαστήματα μέσα στην ημέρα για να ξεκαθαρίζετε τα νέα μέιλ, απαντώντας, αρχειοθετώντας και διαγράφοντας.
Καταργήστε τα ευχαριστήρια μέιλ. Μη χρησιμοποιείτε άσκοπα την «απάντηση σε όλους» και την «κοινοποίηση», στείλτε μέιλ μόνο σε όποιον πραγματικά τον αφορά. Ορίστε μια μέρα χωρίς μέιλ. Και κυρίως θυμηθείτε ότι όσο λιγότερα μέιλ στέλνετε, τόσο λιγότερα θα λαμβάνετε.
Τι λέει για την προσωπικότητά μας ο τρόπος διαχείρισης των μέιλ μας*
Θα μπορούσαμε να κάνουμε κάποια σύνδεση μεταξύ του τρόπου διαχείρισης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των χαρακτηριστικών της προσωπικότητας και να δώσουμε κάποιες πιθανές ερμηνείες. Θα μπορούσαμε να πούμε ότι υπάρχουν τέσσερις κατηγορίες εργαζομένων.
H πρώτη κατηγορία είναι τα άτομα που με το που λάβουν ένα μέιλ απαντούν άμεσα και στη συνέχεια είτε το αρχειοθετούν είτε το διαγράφουν. Πρόκειται για άτομα που θέλουν να έχουν τον έλεγχο όχι μόνο στα μέιλ αλλά και εν γένει στη ζωή τους. Ο εγκέφαλός τους λειτουργεί με τέτοιο τρόπο, ώστε αντιδρά αρνητικά όταν αντιμετωπίζει έναν όγκο μη αναγνωσμένων μηνυμάτων και απελευθερώνει νευροδιαβιβαστές με βάση το στρες, όπως η κορτιζόλη, που τους κάνουν να ανησυχούν, και έτσι η διατήρηση ενός «τακτοποιημένου» φακέλου μέιλ καταπραΰνει αυτό το στρες, τουλάχιστον προσωρινά.
Στη δεύτερη κατηγορία ανήκουν τα άτομα που σπάνια διαγράφουν ένα μέιλ μετά την ανάγνωσή του. Μια πιθανή εξήγηση γι’ αυτό το είδος «διάσωσης» είναι η τελειομανία που τα χαρακτηρίζει. Οι τελειομανείς αποθηκεύουν τα αναγνωσμένα μέιλ, με την ιδέα ότι θα ασχοληθούν μαζί τους αργότερα, όταν θα έχουν τις τέλειες συνθήκες χρόνου, ώστε να έχουν ένα όσο το δυνατόν καλύτερο –τέλειο– αποτέλεσμα. Με αυτόν τον τρόπο λειτουργούν και σε άλλα θέματα στη ζωή τους και έτσι πολλές φορές φτάνουν να αναβάλλουν γιατί η τελειότητα είναι ανέφικτη.
Στην τρίτη κατηγορία ανήκουν τα άτομα που αποθηκεύουν τα μέιλ για την αίσθηση της ασφάλειας που τους δίνει το να πιστεύουν ότι θα μπορούσαν να τα ξαναβρούν μήπως και αν τα χρειαστούν κάποια στιγμή στο μέλλον. Έτσι λειτουργούν και σε άλλους τομείς στη ζωή τους.
Για παράδειγμα, δυσκολεύονται να πετάξουν άχρηστα αντικείμενα. Συνήθως πρόκειται για άτομα που δεν έχουν ανοχή στην αβεβαιότητα.
Στην τέταρτη κατηγορία θα μπορούσαμε να εντάξουμε τα άτομα που αγνοούν ή δεν διαβάζουν καθόλου τα μέιλ. Από τη μία πλευρά, κάτι τέτοιο μπορεί να σημαίνει ότι είναι υπερφορτωμένοι από τον όγκο εργασίας και κάνουν αποφυγή. Από την άλλη πλευρά μπορεί επίσης να σημαίνει ότι αναγνωρίζουν ότι η παρακολούθηση και η οργάνωση των μέιλ δεν τους βοηθά να επιτύχουν κάποια πρόοδο. Μερικά άτομα που αγνοούν τα μέιλ μπορεί στην πραγματικότητα να είναι πιο οργανωμένα και παραγωγικά από άλλα. Σε τελική ανάλυση, το μέιλ αντικατοπτρίζει τις προτεραιότητες άλλων ανθρώπων για εμάς, όχι απαραίτητα σημαντική εργασία που απαιτεί την άμεση προσοχή μας.
*Εύα Κοκκορού, ψυχολόγος