Συνήθως, εργαζόμαστε και συνεργαζόμαστε χωρίς να αναλογιστούμε πώς φέρνουμε το έργο και τη συνεργασία εις πέρας. Ωστόσο, η πρόσφατη απότομη μετάβαση στην εικονική εργασία συνιστά μία μερική διακοπή της καθημερινής μας ρουτίνας, η οποία μας αναγκάζει να στρέψουμε την προσοχή μας στον τρόπο με τον οποίο οργανώνεται και επιτυγχάνεται η συν-εργασία με τη βοήθεια των τελευταίων τεχνολογιών, όταν η προσωπική εγγύτητα είναι πλέον σπάνια.
Παρ’ όλο που για πολλούς επαγγελματίες η εικονική συνεργασία είναι δεύτερη φύση εδώ και καιρό, η πλειονότητα των εργαζομένων σε επαγγέλματα εντάσεως γνώσης είχαν προσαρμοστεί σε ένα μεικτό μοντέλο κυρίως επιτόπιας εργασίας υποβοηθούμενης από ψηφιακά εργαλεία, όπως email και εταιρικά intranets μέχρι εταιρικά κοινωνικά δίκτυα και πλατφόρμες project management, καθώς και το πανταχού παρόν, πλέον, video conferencing.
Η αιφνίδια αντιστροφή της εργασιακής ρουτίνας από, ως επί το πλείστον, επιτόπιας παρουσίας σε σχεδόν εξ ολοκλήρου εικονικής ανέδειξε ρωγμές στην επικοινωνία, δυσχέρεια στην προσαρμογή, αντίσταση στην αλλαγή, ασταθείς επιδόσεις, μείωση της ευεξίας των εργαζόμενων, και εξάντληση του κοινωνικού κεφαλαίου. Ασφαλώς, δεν επηρεάστηκε κάθε άτομο, ομάδα και οργανισμός, με τον ίδιο τρόπο και στον ίδιο βαθμό: ορισμένοι ήταν αρκετά μπροστά από τις εξελίξεις, ενώ άλλοι αντιμετωπίζουν μεγαλύτερη δυσκολία προσαρμογής μετά την έλευση της πανδημίας.
Σε αδρές γραμμές, αντιλαμβανόμαστε την εικονική συνεργασία ως την εργασία δύο ή περισσότερων ανθρώπων που ανταλλάσσουν και παράγουν γνώση με τη διαμεσολάβηση μιας διεπαφής βασισμένη στις ψηφιακές τεχνολογίες, σε αντίστιξη προς την άμεση, αδιαμεσολάβητη εμπειρία της επικοινωνίας με ταυτόχρονη φυσική παρουσία.
Από καταβολής κόσμου, οι άνθρωποι δημιουργούν εργαλεία-διαμεσολαβητές μεταξύ τους και με το φυσικό περιβάλλον. Ο αρχαιότερος και πλέον διαδεδομένος ενδιάμεσος στην ανταλλαγή γνώσεων είναι το κείμενο: βασιλείς, στρατηγοί και λόγιοι πραγματεύονταν και αντάλλασσαν πολιτικές, στρατιωτικές, επιστημονικές και φιλοσοφικές ιδέες μέσω του γραπτού λόγου, πολύ πριν από την έλευση της τυπογραφίας.
Αυτός είναι ο λόγος που, ακόμα και σήμερα, οι περισσότεροι οργανισμοί προτιμούν την ανταλλαγή στατικών εγγράφων (π.χ. σε μορφή Word ή PDF) και επιστολών (email) ενώ αντιστέκονται στην υιοθέτηση εργαλείων όπως η από κοινού επεξεργασία κειμένου, hypertext, σύντομα μηνύματα, πολυμέσα, και δομημένες συζητήσεις ως μορφών συνεργατικής έκφρασης – για να μην αναφέρουμε τα μαγνητοσκοπημένα video, τη μεικτή πραγματικότητα, και άλλες αναδυόμενες τεχνολογίες. Από αυτή την άποψη, η ανταλλαγή της γνώσης σε ορισμένους οργανισμούς δεν έχει προχωρήσει σημαντικά από τα ψηφιακά ισοδύναμα της περγαμηνής και του παπύρου, τη στιγμή που οι νεότερες γενιές έχουν ήδη προσαρμοστεί σε μορφές εικονικότητας όπως το TikTok και το Pokémon Go.
H εικονική συνεργασία δεν είναι μαύρο-άσπρο αλλά μάλλον μία επιλογή κάπου ανάμεσα στο κυρίως αδιαμεσολάβητο και το πλήρως εικονικό. Για παράδειγμα, το video conferencing αποκαθιστά ως ένα βαθμό την πρόσωπο-με-πρόσωπο επικοινωνία και το στοιχείο της ταυτόχρονης παρουσίας ενώ χωρίζει το κεφάλι από το υπόλοιπο σώμα. Σύντομα, κινούμενα άβαταρ ή ολογράμματα θα προσθέσουν ένα ακόμα επίπεδο εικονικότητας, η οποία θα επιτρέπει ενδεχομένως μεγαλύτερη ελευθερία έκφρασης με τηλε-παρουσία ολόκληρου του σώματος, και τη χρήση της στάσης του σώματος και των χειρονομιών στην εικονική επικοινωνία.
Τα εργαλεία μας μπορούν να σχεδιαστούν και να χρησιμοποιηθούν με τρόπους που περιορίζουν, μειώνουν και χαραμίζουν τις ανθρώπινες δυνατότητες ή με τρόπους που διευρύνουν, ανυψώνουν και απελευθερώνουν τις δημιουργικές μας δυνάμεις. Ας αναλογιστούμε, για παράδειγμα, τον αμφιλεγόμενο ρόλο των κοινωνικών δικτύων στη λειτουργία της δημοκρατίας ή πώς ο αυτοματισμός στις εσωτερικές λειτουργίες των επιχειρήσεων, μερικές φορές, παρεμποδίζει τη δημιουργικότητα των εργαζομένων. Την ίδια στιγμή, οι δυνατότητες για διαφάνεια, ανταλλαγή γνώσης, και συμμετοχή είναι απεριόριστες.
Η εισαγωγή νέων ή ανοίκειων εικονικών τεχνολογιών στην εργασία και τη συνεργατική λήψη αποφάσεων δημιουργεί εμπόδια όπως: τεχνικές δυσλειτουργίες, ανομοιογένεια στις τεχνολογικές δεξιότητες και τα μέσα (π.χ. ποιότητα δικτύου) ανάμεσα στα μέλη μίας ομάδας, καθυστερήσεις μεταξύ εκπομπής και λήψης, περιορισμούς στην έκφραση, έλλειψη εξωλεκτικής επικοινωνίας, ένδεια κοινών πλαισίων αναφοράς, αποκοπή από το κοινό όραμα, απουσία συμβολικών αναφορών σε αξίες και κοινωνική ιεραρχία, τάση προς τη σιωπή και την αποχή, και άλλα.
Τέτοιου είδους προβλήματα μπορεί να προκαλέσουν περαιτέρω δυσλειτουργίες όπως απώλεια της φυσικότητας στην επικοινωνία, υποχώρηση της εμπιστοσύνης (ή μεγαλύτερη δυσκολία στη δημιουργία κλίματος εμπιστοσύνης), δυσχέρεια στη μεταφορά άρρητης γνώσης, εξασθένιση της ενσυναίσθησης, και αποδυνάμωση της ομαδικής ταυτότητας. Από την άλλη, τα ψηφιακά εργαλεία προσφέρουν ανεπανάληπτες ευκαιρίες για πιο ισότιμη συμμετοχή, πλουσιότερα μέσα έκφρασης πέρα από τον προφορικό λόγο και το γραμμικό κείμενο, καλύτερα δομημένες διαδικασίες σκέψης και αποφάσεων, χρόνο για στοχασμό και μετρημένη αντίδραση, συμμετοχή ανεξαρτήτως γεωγραφικής τοποθεσίας ή ζώνης ώρας, προσβασιμότητα για άτομα με αναπηρία, αποτελεσματική χρήση του χρόνου, λιγότερα ταξίδια και μετακινήσεις, καταγραφή και αρχειοθέτηση συνομιλιών, μεταξύ άλλων.
Και το σημαντικότερο, όσο πιο εικονική η συνεργασία, τόσο πιο πολύτιμες καθίστανται, εκτιμώνται και δεν σπαταλιούνται, οι σπανιότερες ευκαιρίες ταυτόχρονης φυσικής παρουσίας.
Οι επιχειρήσεις που μαθαίνουν να αξιοποιούν ψηφιακά εργαλεία με στόχο την πιο εποικοδομητική συνεργασία θα καταφέρουν να προσελκύσουν τους πλέον ταλαντούχους εργαζομένους και να ευημερήσουν. Και τούτο επείγει, διότι τα ψηφιακά εργαλεία και οι πρακτικές που η πλειονότητα των επιχειρήσεων έχει αναγκαστεί να υιοθετήσει από το δεύτερο μισό του 2020, είναι ακόμα πρωτόγονα σε σύγκριση με τις καινοτομίες που διαμορφώνουν το μέλλον της εικονικής συνεργασίας.