Οδηγίες για την καταχώρηση συγκεκριμένων δαπανών στα έσοδα και έξοδα των επιχειρήσεων που τηρούν βιβλία β΄ κατηγορίας εξέδωσε το υπουργείο Οικονομικών. H απόφαση του υπουργείου Οικονομικών (ΠΟΛ 1146) αφορά τις δαπάνες επιστημονικής και τεχνολογικής έρευνας, προσθηκών και βελτιώσεων σε μισθωμένα ακίνητα, τα έξοδα πρώτης εγκατάστασης και κτήσης ακινήτων, αποζημίωση προσωπικού λόγω εξόδου από την υπηρεσία κ.λπ. Οι δαπάνες που περιλαμβάνονται στην απόφαση του υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών θα πρέπει να καταχωρηθούν σε συγκεκριμένες περιόδους και σε ιδιαίτερες στήλες των βιβλίων εσόδων-εξόδων.
Ειδικότερα η απόφαση έχει ως εξής:
Καθορίζουμε τον τρόπο καταχώρησης των παρακάτω δαπανών του Κώδικα Φορολογίας Εισοδήματος (ν. 2238/94) στα βιβλία δεύτερης κατηγορίας (εσόδων-εξόδων) του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων (π.δ. 186/92) ως εξής:
1. Η δαπάνη επιστημονικής και τεχνολογικής έρευνας της περίπτ. ια΄ της παρ. 1 του άρθρoυ 31 του Κ.Φ.Ε. Σημ. Ε.Ο. Ε7: Βλ. Κωδ. Ν. 2238/1994 άρθρο 31 παράγραφος 1 που αφορά πάγιο εξoπλισμό, καθώς και ο ΦΠΑ που αναλογεί καταχωρείται αντίστοιχα στην προθεσμία ενημέρωσης των βιβλίων σε ιδιαίτερη στήλη τoυ βιβλίου εσόδων-εξόδων («Δαπάνες έρευνας») και στην αντίστοιχη στήλη «ΦΠΑ».
Στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου και το αργότερο μέχρι τη λήξη της προθεσμίας για την υπoβολή της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος το 1/3 του ποσού αυτού θα καταxωρείται στο σκέλος των εξόδων («Λοιπά έξοδα») του βιβλίου εσόδων-εξόδων. Το ίδιο ποσό για λόγους τακτοποίησης καταχωρείται αρνητικά στην αντίστοιχη στήλη («Δαπάνες Ερευνας») και η διαφορά που προκύπτει μεταφέρεται σε αντίστοιxη στήλη του βιβλίου εσόδων-εξόδων της επόμενης χρήσης.
2. Οι διατάξεις της προηγούμενης παραγράφου ισχύουν ανάλογα και για τα έξοδα πρώτης εγκατάστασης και κτήσης ακινήτων της περιπτ. ιβ΄ της παρ. 1 του άρθρου 31 του ΚΦΕ Σημ. Ε.Ο. Ε7: Βλ. Κωδ. Ν. 2238/1994 άρθρο 31 παράγραφος 1, για τα οποία οι πιο πάνω υπόχρεοι επιλέγουν την τμηματική και ισόποση απόσβεσή τους μέσα σε μία πενταετία.
Επίσης ισχύουν ανάλογα και για τις δαπάνες προσθηκών και βελτιώσεων σε μισθωμένα ακίνητα της περίπτ. ιγ΄ της παρ. 1 του άρθρου 31 του ΚΦΕ.
3. Το ποσό της σχηματιζόμενης πρόβλεψης για αποζημίωση προσωπικού λόγω εξόδου από την υπηρεσία (συνταξιοδότηση) του άρθρου 31 παρ. 1 περίπτ. ιε΄ του ν. 2238/94 Σημ. Ε.Ο. Ε7: Βλ. Κωδ. Ν. 2238/1994 άρθρο 31 παράγραφος 1 καταχωρείται στο βιβλίο εσόδων-εξόδων, στο τέλος της χρήσης στον χρόνο ενημέρωσης των βιβλίων και μέχρι την προθεσμία υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος σε ιδιαίτερη στήλη ή σε ιδιαίτερο χώρο του βιβλίου («Προβλέψεις αποζημίωσης») και στο σκέλος των εξόδων («Λοιπά έξoδα»). Το ποσό αυτό μεταφέρεται σε αντίστοιχη στήλη «Προβλέψεις αποζημίωσης» του βιβλίου εσόδων-εξόδων της επόμενης χρήσης.
Τα ποσά που καταβάλλονται καταχωρούνται στον χρόνο ενημέρωσης των βιβλίων αρνητικά στη στήλη «Πρoβλέψεις αποζημίωσης». Η αρνητική διαφορά μεταξύ της σχηματιζόμενης και της καταβαλλόμενης αποζημίωσης καταχωρείται στο σκέλoς των εξόδων («Λοιπά έξοδα») και η θετική διαφορά στο σκέλος των εσόδων («Λοιπά έσοδα»).
Το ίδιο ποσό για λόγoυς τακτοποίησης καταxωρείται θετικά ή αρνητικά στη στήλη «Προβλέψεις αποζημίωσης».
4. Οι αποσβέσεις των πάγιων περιουσιακών στοιχείων που αναλoγoύν στην κλειόμενη χρήση καταχωρούνται συγκεντρωτικά στο σκέλος των εξόδων («Λοιπά έξοδα») του βιβλίου εσόδων-εξόδων μέχρι την προθεσμία υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος. Στον ίδιο χρόνο οι κατά τα ανωτέρω καταχωρημένες αποσβέσεις, καθώς και η αξία των παγίων που αφορούν αυτές αναλύονται ανά πάγιο σε αθεώρητες καταστάσεις (χειρόγραφες ή μηχανογραφικές) ή σε ιδιαίτερο χώρο του βιβλίου εσόδων-εξόδων.
5. Οι αποσβέσεις των επισφαλών απαιτήσεων που oρίζoνται από τη περίστ. θ΄ της παρ.1 του άρθρου 31 του Κ.Φ.Ε. 2238/1994 άρθρο 31 παράγραφος 1 καταχωρούνται συγκεντρωτικά σε ιδιαίτερη στήλη του βιβλίου εσόδων-εξόδων στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου και το αργότερο μέχρι την λήξη της προθεσμίας για την υποβολή της οικείας δήλωσης φορολογίας εισοδήματος.
Στον ίδιο χρόνο οι κατά τα ανωτέρω καταχωρημένες αποσβέσεις, καθώς και οι επισφαλείς απαιτήσεις που αφορούν αυτές αναλύονται σε αθεώρητες καταστάσεις ανά επισφαλή πελάτη ή χρεώστη με περαιτέρω αναλυτική καταχώρηση της κίνησης κάθε επισφαλούς πελάτη.