Νιώθετε ότι οι μέρες κυλάνε σαν νερό και οι υποχρεώσεις συσσωρεύονται, ενώ παράλληλα η κούρασή σας να αυξάνεται γεωμετρικά; Ακολουθούν μερικοί τρόποι που θα σας βοηθήσουν στην οργάνωση της δουλειάς σας χωρίς κόπο, ωθώντας σας να γίνετε πιο αποτελεσματικοί χωρίς όμως να δουλεύετε περισσότερο.
Τεχνική Pomodoro: Χωρίστε τη δουλειά σε μικρά διαστήματα
Την Τεχνική Pomodoro την σκέφτηκε ο Ιταλός Φρανσέσκο Σιρίλο, ένας προγραμματιστής και επιχειρηματίας τη δεκαετία του 1980, όταν ήταν ακόμη φοιτητής πανεπιστημίου. Ο Φρανσέσκο είχε στην κουζίνα του ένα χρονόμετρο σε σχήμα ντομάτας για να οργανώνει τον χρόνο του – pomodoro είναι η ντομάτα στα ιταλικά. Πειραματιζόμενος με το πώς να γίνει πιο αποδοτικός στη δουλειά του, άρχισε να χρησιμοποιεί το χρονόμετρο ώστε να δει πόση ώρα θα άντεχε να μείνει συγκεντρωμένος σε αυτό στο οποίο δούλευε εκείνη τη δεδομένη στιγμή.
Ξεκινώντας από δίλεπτα δουλειάς, έφτασε μέχρι και τη μία ώρα αδιάλειπτης εργασίας. Αναλύοντας τη συμπεριφορά του όμως, κατέληξε ότι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος διαχείρισης του χρόνου είναι 25λεπτα δουλειάς με διαλείμματα 5 λεπτών. Μετά από τέσσερα 25λεπτα, επιτρέπονται μεγαλύτερα διαλείμματα, από 15 μέχρι 30 λεπτά. Και ούτω καθεξής.
Σε σχέση με την εποχή που ο προγραμματιστής σκέφτηκε τη μέθοδο της ντομάτας, σήμερα οι περισπάσεις είναι απείρως περισσότερες. Ας μη βάζουμε λοιπόν ακατόρθωτους στόχους, όπως για παράδειγμα το να μην κοιτάξουμε το κινητό μας ούτε μία φορά για τις επόμενες 4 ώρες, κάτι το οποίο, επειδή δε θα το τηρήσουμε, μάλλον θα μας οδηγήσει σε ενοχές και ματαίωση.
Ούτε από την άλλη να έχουμε τις ειδοποιήσεις ανοιχτές και τα διαφορετικά τσατ με τους φίλους μας ενεργά όλη την ώρα, αλλά να τους αφιερώνουμε τον εγκεκριμένο – από εμάς τους ίδιους – χρόνο. Με αυτόν τον τρόπο η μέθοδος Pomodorο μας βάζει όρια και μας ανταμείβει με δυσκόλως αποκτηθέντα διαλείμματα.
Eisenhower Matrix: Τι είναι σημαντικό και τι είναι επείγον
Δεν είναι άλλος από τον 34ο Πρόεδρο των Ηνωμένων Πολιτειών αυτός στον οποίο οφείλεται η μέθοδος Eisenhower Matrix. Σε μια ομιλία του το 1954, ενθυμούμενος κάποιον πρόεδρο πανεπιστημίου τον οποίο δεν ονομάτισε, είπε: «Έχω δύο είδους προβλήματα, τα επείγοντα και τα σημαντικά. Τα επείγοντα δεν είναι σημαντικά, και τα σημαντικά δεν είναι επείγοντα».
Ο Αϊζενχάουερ, βέβαια, διαχώρισε τη θέση του απέναντι σ’ αυτήν τον καρικατουρίστικο διαχωρισμό των προβλημάτων μας. Έφτιαξε, λοιπόν, ένα πίνακα με τέσσερα τεταρτημόρια, όπου οι υποχρεώσεις μας χωρίζονται σε 4 κατηγορίες, με την πρώτη να είναι τα επείγοντα και σημαντικά, για παράδειγμα ένα παιδί που κλαίει, ένα τηλέφωνο από το αφεντικό μας, μια σημαντική προθεσμία που προστέθηκε την τελευταία στιγμή, ένας σπασμένος σωλήνας που έχει πλημμυρίσει το σπίτι μας (αν θέλουμε να γίνουμε λιγάκι γραφικοί). Τα παραπάνω, προφανώς χρειάζονται την άμεση προσοχή μας. Η δεύτερη κατηγορία είναι τα σημαντικά αλλά όχι επείγοντα: αυτή η κατηγορία δε χρειάζεται να μας αγχώνει, έχουμε όλο τον χρόνο μπροστά μας (αρκεί να το προγραμματίσουμε κατάλληλα!). Εκεί θα μπορούσαμε να συμπεριλάβουμε ένα ιατρικό τσεκάπ ή μια κουβέντα με τη δασκάλα του γιου μας. Στην κατηγορία επείγοντα αλλά όχι σημαντικά, ο Αϊζενχάουερ προτείνει να τα αναθέσουμε σε κάποιον άλλο, ειδικά αν δεν χρειάζεται τις δικές μας δεξιότητες. Τέλος, όσες υποχρεώσεις δεν ορίζονται ούτε σημαντικές ούτε επείγουσες, διαγράφονται τελείως από τη λίστα μας. Με άλλα λόγια:
- Επείγον και Σημαντικό: Το κάνω πράξη αμέσως
- Μη επείγον αλλά σημαντικό: Το οργανώνω για το μέλλον
- Επείγον αλλά όχι σημαντικό: Το αναθέτω σε κάποιον άλλο
- Μη επείγον και μη σημαντικό: Το διαγράφω
Αν το έκανε ο 34ος Πρόεδρος των ΗΠΑ γιατί να μην το δοκιμάσουμε και εμείς;
Ο νόμος του Πάρκινσον: Δεν είναι φιλοσοφία, είναι πράξη
Από έναν Βρετανό ιστορικό προέρχεται ο νόμος του Πάρκινσον, που δεν είναι άλλος από μια παραδοχή ότι η δουλειά απλώνεται στον χρόνο που της διαθέτουμε για την ολοκλήρωσή της. Ο Πάρκινσον δημοσίευσε στον Economist το 1955 μια σατιρική ιστορία, που περιγράφει πόσο χρόνο παίρνει σε κάποιον να στείλει μια καρτ ποστάλ, αν αποφασίσει ότι αυτή θα είναι η μόνη του υποχρέωση για την συγκεκριμένη μέρα. Στην αφήγησή του Πάρκινσον, μια γυναίκα περνάει μία ώρα να βρει την κάρτα, μισή ώρα να βρει τα γυαλιά της, 90 λεπτά να τη γράψει και ούτω καθεξής.
Ίσως, μοιάζει φιλοσοφικό, αλλά είναι επίσης μια πολύ πρακτική αντιμετώπιση του χρόνου. Για παράδειγμα, γι’ αυτό το άρθρο που γράφω τώρα, αν το πρωί που ήρθα στο γραφείο αποφάσισα ότι αυτή θα είναι η μοναδική μου απασχόληση για όλη τη μέρα, θα ολοκληρώσω το γράψιμο μου στο τέλος του οχταώρου.
Αν όμως επιβάλλω στον εαυτό μου να δουλέψω για μία ώρα κάνοντας έρευνα, για μία ώρα κάνοντας σημειώσεις, μισή ώρα να το γράψω κι άλλη μισή ώρα να το διορθώσω, θα έχω ολοκληρώσει μέσα σε τρεις ώρες και ο αρχισυντάκτης μου θα είναι ευχαριστημένος, κι εγώ, τελικά, λιγότερο κουρασμένη.
