Χαμένοι στη… συμπλήρωση των υπηρεσιακών βιβλίων είναι οι διευθυντές και οι υποδιευθυντές των περίπου 13.500 ελληνικών σχολείων. Πάνω από δέκα βιβλία οφείλουν κάθε τόσο να ενημερώνουν, ώστε να ανταποκρίνονται στα στοιχεία που πρέπει να κατέχει το υπουργείο Παιδείας. «Στους ώμους τους εκτός από την εκπαιδευτική διαδικασία που είναι και θα πρέπει να είναι το κύριο μέλημά τους, πέφτει και η διεκπεραίωση πληθώρας διοικητικών ενεργειών» τόνισε, μιλώντας χθες στην «Κ», υψηλόβαθμο στέλεχος του υπουργείου. Ετσι, το επόμενο νομοσχέδιο που θα κατατεθεί προς ψήφιση στη Βουλή αφορά δράσεις απλούστευσης και ψηφιοποίησης των διαδικασιών, «με γνώμονα την εύρυθμη λειτουργία της σχολικής μονάδας και τη διευκόλυνση των εκπαιδευτικών ως προς το διοικητικό τους έργο», όπως ορίζει το υπουργείο. Ειδικότερα, ο διοικητικός φόρτος που έχουν οι εκπαιδευτικοί υποδηλώνεται από τον αριθμό των υπηρεσιακών βιβλίων κάθε σχολικής μονάδας. Ενδεικτικά είναι το Βιβλίο Μητρώου Μαθητών, το Ημερολόγιο Σχολικής Ζωής, το Κοινό Πρωτόκολλο Αλληλογραφίας κ.ά.
Η κατάσταση περιπλέκεται ακόμη περισσότερο, διότι τα περισσότερα υπηρεσιακά βιβλία τηρούνται αποκλειστικά σε έντυπη μορφή. Για την απλούστευση των διαδικασιών το υπουργείο θα παρέχει στα σχολεία ειδικά ψηφιακά εργαλεία για την τήρηση των βιβλίων. Στην κατεύθυνση αυτή θα τεθεί σύντομα στη διάθεση των σχολείων εφαρμογή ψηφιακής υπογραφής του βιβλίου πράξεων του συλλόγου διδασκόντων. Η πλατφόρμα λειτουργεί πάνω στο βασικό building block του gov.gr, τον μηχανισμό παραγωγής εγγράφων του, docs.gov.gr, που έχει υλοποιηθεί από το ΕΔΥΤΕ και υποστηρίζει υπηρεσίες από την υπεύθυνη δήλωση και εξουσιοδότηση έως το Gov.gr Wallet. Ουσιαστικά, το επιτελείο του υπουργού Παιδείας κ. Πιερρακάκη θα αξιοποιήσει την εμπειρία από το υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Οπως εξήγησε στην «Κ» ο αρμόδιος συνεργάτης του κ. Κωνσταντίνος Χαμπίδης, η πλατφόρμα θα λειτουργεί ως εξής:
- Θα υπάρχει μια «ψηφιακή βιβλιοθήκη» των υπηρεσιακών βιβλίων για τους εκπαιδευτικούς.
- Αφού επιλέξουν ποιο βιβλίο θέλουν να συμπληρώσουν και να υπογράψουν, το επεξεργάζονται αναλόγως.
- Ο διευθυντής μέσω κωδικών Τaxisnet ξεκινάει τη διαδικασία ψηφιακής υπογραφής.
- Αυτόματα επιλέγεται το σχολείο στο οποίο υπηρετεί και οι συνάδελφοι εκπαιδευτικοί που υπηρετούν εκεί αυτόματα μπαίνουν από το σύστημα ως συνυπογράφοντες.
- Οπως και στην υφιστάμενη έκδοση των ψηφιακών εγγράφων του gov.gr (μεταξύ αυτών, ενδεικτικά περιλαμβάνονται η Υπεύθυνη Δήλωση, Εξουσιοδότηση, Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου, Ιδιωτικό Συμφωνητικό) έτσι και εδώ η υπηρεσία είναι διαθέσιμη μόνο με ισχυρή ταυτοποίηση χρησιμοποιώντας OTP SMS (επιβεβαιωτικό) πλην των κωδικών Taxisnet σε επιβεβαιωμένο κινητό τηλέφωνο του ΕΜΕΠ (Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας Πολιτών) διασφαλίζοντας την ασφάλεια της συναλλαγής.
- Ο κάθε εκπαιδευτικός του σχολείου υπογράφει το έγγραφο.
- Το έγγραφο υπογράφεται πλήρως, αποκτά ψηφιακή υπογραφή, QR κωδικό, μοναδικό κωδικό εγγράφου, νομική ισχύ και μπορεί να επαληθευθεί ψηφιακά μόνο όταν υπογράψουν όλοι οι συνυπογράφοντες.
Παράλληλα, θα δοθεί βάρος στις χρονοβόρες διαδικασίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση διοικητικών διαδικασιών στην εκπαίδευση. Για παράδειγμα, οι εκπαιδευτικοί και τα σχολεία αλλά και οι ενδιαφερόμενοι πολίτες θα εισάγουν μόνο μία φορά τις απαιτούμενες πληροφορίες στο πλαίσιο των συναλλαγών τους με τη δημόσια διοίκηση. Ενα χαρακτηριστικό αντιπαράδειγμα είναι η αποστολή εγγράφων μέσω των υπηρεσιών της εκπαιδευτικής διοίκησης (π.χ. μεταξύ των διευθυντών σχολείων, των Διευθύνσεων Εκπαίδευσης, και Περιφερειακών Διευθύνσεων Εκπαίδευσης). Πλέον τα έγγραφα θα υποβάλλονται κάθε δύο τρία χρόνια, και εάν στο μεσοδιάστημα μία υπηρεσία χρειαστεί κάποιο επιπλέον θα το ζητάει από τον ενδιαφερόμενο.
Στην ιστοσελίδα mitos.gov.gr, και στην κατηγορία Εκπαίδευση, καταγράφονται περίπου 500 διαδικασίες στις οποίες εμπλέκονται, κατά περίπτωση, οι διευθυντές των σχολείων, τα πανεπιστήμια και οι πολίτες. Πολλές εξ αυτών δεν παρέχονται ψηφιακά. Για το θέμα το σχέδιο του υπουργείου περιλαμβάνει τα εξής μέτρα:
- Κατάργηση διαδικασιών εάν αυτές δεν πληρούν πλέον το κριτήριο της αναγκαιότητας.
- Κατάργηση δικαιολογητικών που η υποβολή τους δεν έχει προστιθέμενη αξία.
- Κατάρτιση και χρήση ενιαίων, πιστοποιημένων εντύπων αίτησης με καταγεγραμμένα τα ακριβή δικαιολογητικά κάθε διαδικασίας.
- Αντικατάσταση δικαιολογητικών με υπεύθυνη δήλωση.
- Μείωση υπογραφών, με περιορισμό των εμπλεκόμενων στη διεκπεραίωση μιας διαδικασίας.
- Λειτουργία των υπηρεσιών «μιας στάσης» ή της πρακτικής «έγγραφα ή ενέργειες μόνο για μία φορά» εφόσον δεν είναι δυνατή η μείωση του αριθμού των εμπλεκόμενων μερών.
- Σύντμηση του χρόνου διεκπεραίωσης μιας διαδικασίας και καθορισμός αποκλειστικών προθεσμιών όπου δεν υπάρχουν.
- Σιωπηρή έγκριση αιτήματος πολίτη μετά την παρέλευση ορισμένης προθεσμίας.
- Κατάργηση της διαδικασίας παροχής άδειας για κάτι και αντικατάστασή της από απλή γνωστοποίηση του αιτούντος στις αρμόδιες αρχές για το ίδιο θέμα.