Πολλοί οργανισμοί αναγνωρίζουν ότι «οι εταιρείες πληρώνουν ακριβό τίμημα» όταν τα στελέχη τους κατά τη διάρκεια της άσκησης των καθημερινών καθηκόντων τους εμπλέκονται στα πλοκάμια της υπερπληροφόρησης. Για τον λόγο αυτό έχουν θέσει στη διάθεση των στελεχών τους «εργαλεία» και τεχνικές που περιορίζουν τις άστοχες περιπλανήσεις τους στον λαβύρινθο των πληροφοριών.
Από έρευνα της Microsoft προκύπτει ότι πέρα από τον συγκεκριμένο χρόνο που χάνουν τα στελέχη για τον έλεγχο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η διακοπή αυτή τους παρασύρει να ασχοληθούν με άλλες εργασίες και εφαρμογές στον υπολογιστή τους, που αποσπούν την προσοχή τους.
Ωστόσο είναι γνωστό ότι ακόμη και οι νεαροί εργαζόμενοι, που χειρίζονται τις ηλεκτρονικές συσκευές με μεγάλη εμπειρία, όταν τα καθήκοντά τους είναι ιδιαιτέρως απαιτητικά, χρειάζονται περιόδους χωρίς κάτι να τους αποσπά την προσοχή για να φέρνουν σε πέρας τη δουλειά τους. Και μπορεί μεν να μην είναι εύκολος ο υπολογισμός του οικονομικού κόστους από τις συνέπειες της υπερπληθώρας των πληροφοριών, ωστόσο το χάσιμο χρόνου και η μείωση της αποδοτικότητας είναι δεδομένα και μετρήσιμα.
Στην αμερικανική οικονομία έχει υπολογισθεί ότι το κόστος από τις συνέπειες της υπερπληθώρας πληροφοριών –χάσιμο χρόνου, μείωση παραγωγικότητας– ανέρχεται ετησίως σε περίπου 1 δισ. δολάρια. Ποσό το οποίο κάθε άλλο παρά ευκαταφρόνητο μπορεί να θεωρηθεί.
Η «σκοτεινή πλευρά»
Ασφαλώς η σχέση με τις τεχνολογίες της πληροφορίας έχουν από καιρό ξεπεράσει το επίπεδο της γνωριμίας και ύστερα από τις χαρές και τις ευκολίες που μας παρέχουν είναι δύσκολο να μας θυμώσει η «σκοτεινή πλευρά» τους, που είναι η υπερπληθώρα των πληροφοριών που μας κατακλύζει. Ομως οι μελετητές την χαρακτηρίζουν «μητέρα» της διάσπασης προσοχής, εχθρό της παραγωγικότητας, ότι υποβαθμίζει τη δημιουργικότητα και, σε τελευταία ανάλυση, μας εκτρέπει στην κακή διαχείριση του χρόνου μας.
Τα δεινά αυτά αφορούν περισσότερο τα διευθυντικά και τα ανώτατα στελέχη. Αυτούς δηλαδή που η συγκέντρωση της προσοχής τους είναι απολύτως αναγκαία και χρειάζονται αρκετό χρόνο χωρίς διακοπές, για να συνθέσουν πληροφορίες από διαφορετικές πηγές, να συνυπολογίσουν επιπτώσεις, να εφαρμόσουν αποφάσεις, να προβούν σε ανταλλαγές και, όλα αυτά, για να πάρουν τελικά τις σωστές αποφάσεις.
Αυτά μας επισημαίνει μελέτης της McKinsey και, ταυτόχρονα, μας υπενθυμίζει ότι την ανάγκη για χρόνο χωρίς διάσπαση της προσοχής του στελέχους –κάτι που συνιστά προϋπόθεση προκειμένου να είναι αποτελεσματικό– δεν την επαυξάνει μόνο αυτή η παρενέργεια της ψηφιακής εποχής μας, αλλά ότι είναι μια παλιά ιστορία την οποία πραγματεύεται η αυθεντία του μάνατζμεντ Πίτερ Ντράκερ στο βιβλίο του «The Effective Executive». Και προφανώς, έκτοτε, οι προκλήσεις παραμένουν οι ίδιες, όπως και οι δυσκολίες να αντιμετωπισθούν αποτελεσματικά.
Τι μπορούν να κάνουν όμως οι εταιρείες για να αντιμετωπίσουν το φαινόμενο; Καταρχήν οι έρευνες των εταιρειών της πληροφορικής υποστηρίζουν ότι απαιτείται όχι μόνο η βοήθεια της τεχνολογίας, αλλά οπωσδήποτε και η αλλαγή της συλλογικής συμπεριφοράς – δηλαδή αλλαγή της κουλτούρας.
Επιπλέον, οι εταιρείες θα πρέπει να καθιερώσουν οργανωσιακούς κανονισμούς για την ηλεκτρονική επικοινωνία, τους οποίους όμως πρώτα τα ανώτερα στελέχη θα πρέπει να εφαρμόζουν, ώστε να αποτελούν το παράδειγμα και για τους άλλους. Υπολογίζεται ότι σχεδόν το ένα τρίτο των μηνυμάτων που λαμβάνουν, είναι κατά την κρίση τους άχρηστα. Και είναι πολλές οι εταιρείες που αρνούνται να παραδεχθούν το πρόβλημα, ενώ παράλληλα και οι ίδιοι οι εργαζόμενοι δεν αντιδρούν στις αρνητικές αυτές επιπτώσεις, ωστόσο οι επιπτώσεις στους εργαζόμενους είναι δεδομένες.
Οι ερευνητές υποστηρίζουν ότι επειδή δεν είναι δυνατόν να παράγουν και να αποστείλουν την πληροφορία με την ίδια ταχύτητα που την λαμβάνουν –κάτι που οι ίδιοι αλλά και οι άλλοι προσδοκούν από αυτούς– τους δημιουργείται στρες, γεγονός που κατεβάζει τα επίπεδα του ηθικού τους.
Οι ψυχίατροι πιστεύουν, μάλιστα, ότι οι σύγχρονοι εργασιακοί χώροι ευνοούν το χαρακτηριστικό της ελαττωματικής προσοχής. Ενώ, η «συνεχής μερική προσοχή», όπως θεωρείται η νοητική κατάσταση των σημερινών εργατών της γνώσης, χαρακτηρίζεται και ως «e-mail άπνοια». Δηλαδή, η αθέλητη διακοπή του κανονικού ρυθμού της αναπνοής, κάτι που μπορεί να συμβεί στον εργαζόμενο την ώρα που είναι απόλυτα συγκεντρωμένος στην ανάγνωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του.
Αρνητικές επιπτώσεις
Διατείνονται επίσης ότι η κάθε διακοπή που κάνει το στέλεχος για την άμεση ενημέρωσή του από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στοιχίζει όχι μόνο σε χρόνο που υπολογίζεται σε σχεδόν μισή ώρα, αλλά έχει αρνητικές επιπτώσεις και στη διαδικασία λήψης αποφάσεων, στην καινοτομία, πέραν της παραγωγικότητας.
Παραδέχονται, ωστόσο, ότι για την απαλλαγή από έναν εθισμό απαιτείται είτε η βοήθεια από μια ομάδα είτε η κατάλληλη τεχνολογία. Σε τελευταία ανάλυση όμως, ο ίδιος ο εργαζόμενος θα αναλάβει τον έλεγχο για το πρόβλημα της υπερπληροφόρησης. Που σημαίνει ότι πρέπει να διαφοροποιήσει τόσο τον τρόπο που σκέπτεται, όσο και τη συμπεριφορά του.
Από την πλευρά τους, οι εταιρείες αναγνωρίζουν όλο και περισσότερο ότι αποβαίνει προς όφελός τους το να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να διαχειρισθούν το πρόβλημα, παρέχοντάς τους τις νεότερες ηλεκτρονικές εφαρμογές, αλλά και την ανάλογη εκπαίδευση. Γι’ αυτό και «δουλεύουν» συνεχώς πάνω σε αυτό το ζήτημα, το οποίο θεωρείται πολύ κρίσιμο εκ των πραγμάτων. Γιατί το χάσιμο χρόνου, στις διευθυντικές θέσεις, είναι χάσιμο πολύτιμου χρόνου. Με ό,τι αυτό συνεπάγεται για την εταιρεία.
Ελεγχος των e-mails σε καθορισμένο χρόνο
Στις πρακτικές συμβουλές που δίνουν οι ερευνητές για τη μείωση του φόρτου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προέχει η ακύρωση της ένδειξης ότι υπάρχει καινούργιο μήνυμα, όπως και ο καθορισμός συγκεκριμένου χρόνου για τον έλεγχο του ταχυδρομείου.
Ιδιαιτέρως υπογραμμίζεται η ευθύνη του αποστολέα. Ο οποίος πρέπει να δίνει με σαφήνεια το θέμα, που εάν είναι μικρό σε έκταση να μη στέλνεται σε συνημμένο, αλλά να συμπεριλαμβάνεται στο κείμενο του μηνύματος και «για το δικό του όφελος» να περιορίσει κατά το δυνατόν την αποστολή e-mails, γιατί έχει υπολογισθεί ότι θα του προκαλέσει τουλάχιστον δύο εισερχόμενα.